Nombre del productor / Unidad Administrativa / Oficina Productora
Archivo Nacional
Historia institucional / Reseña biográfica
Instancias administrativas como la Real Audiencia, la Real Hacienda y los cabildos debían organizar y custodiar sus archivos para lograr mayor eficiencia en la administración Pública. El Palacio Virreinal se convirtió en el centro de recepción de la documentación relacionada con los asuntos civiles y criminales y el registro de Escrituras y libros de Cuentas.
Durante el Período Republicano, el crecimiento del Estado y del aparato burocrático implicó el aumento de la documentación, dando origen a un mayor interés del gobierno republicano por los Archivos. El Decreto del 17 de enero de 1868, el cual creó el Archivo Nacional, estableció que la documentación es el soporte de la gestión administrativa, que es garante de los derechos ciudadanos y que forma parte del Patrimonio Cultural de la Nación.
Los documentos de este fondo, en su mayor parte remitidos a la Secretaría del Interior, fueron producidos por prefecturas, gobernaciones, Cámara de Representantes y Tesorerías; otros expedientes, destinados al Archivo Nacional, se originaron en las secretarías de Guerra y Marina, la Secretaría de Hacienda y Fomento, la Secretaría del Interior y Relaciones Exteriores y el Ministerio del Tesoro. La ley “que organiza la administración de la hacienda nacional” del 3 de agosto de 1824 y la Instrucción archivística de 1826 constituyen dos claros antecedentes del interés republicano en la custodia y organización de los archivos oficiales. Éstos establecen los parámetros generales bajo los cuales se deben custodiar, inventariar y organizar los archivos y oficinas, bajo la dirección de un funcionario responsable de las mismas. Así, la ley de 1824 que crea la Dirección General de Hacienda y suprime la Contaduría General, establece que los negocios de cada una de las cinco secciones de la dirección –al igual que las Contadurías departamentales- contarían con un oficial mayor, escribientes subalternos y un archivero general, encargados, en conjunto de organizar los archivos por secciones y departamentos. En el caso de la documentación de los negocios concluidos que el archivero acepte éste debía consignarlos, además, en libro diario expresando la fecha de recibo.
La Instrucción archivística de José Manuel Restrepo establece el método de organización de los archivos de los negocios concluidos –archivo general- a cargo del archivero nacional y de su ayudante, quienes formarán índices clasificados según los principios de procedencia institucional, archivándolo según orden cronológico, temático y alfabético. Así mismo, cada una de las capetas tendrá un folio que aclara su contenido y “cada legajo por la parte visible tendrá un brevete que exprese el contenido de la carpeta y año que corresponde, escrito con grandes caracteres”. En caso de solicitar el préstamo de un expediente del archivero, este llevará un libro de recibos.
Por otra parte, el decreto del 12 de diciembre de 1826 incorpora la Dirección General a la Secretaría de Hacienda, suprime las Contadurías departamentales y establece la Contaduría General de la República. A partir de este decreto, los archivos de las Contadurías Generales de Hacienda, Aduanas y Tabacos, junto a los inventarios de los mismos son remitidos al archivero de la Secretaría de Hacienda, José María Grau, en 1827. Esto demuestra una política consiente de proteger los archivos de las administraciones locales suprimidas: con la supresión de las Tesorerías Foráneas en enero de 1827 se ordena “entregar de manera formal de sus libros y archivos respectivos” pasando éstos a las Tesorerías Departamentales, lo mismo sucede con la supresión de las Tesorerías de las juntas de manumisión, la oficina general del estado mayor y estados mayores divisionarios.
En 1830 la disolución de la República de Colombia y el traspaso de los archivos de la Nueva Granada las Secretarías de Hacienda, Guerra y Marina e Interior y Relaciones Exteriores ya contaban con su archivero general. Al igual, un archivero en el caso del Tribunal Mayor y Audiencia de cuentas, en 1831. Dos años antes, se había firmado un primer contrato con el contador auxiliar Antonio Bernal y el oficial Díaz Ospina para “arreglar” el archivo de la Secretaría y escribanía del antiguo virreinato, sin embargo y a pesar de la prórroga no pudo llevarse a término.
Otro antecedente, es descrito por el Secretario del Interior Santiago Pérez dos años antes del decreto orgánico de los archivos nacionales. Mediante una ley de presupuestos expedida en 1865 se había destinado 4000 pesos para el arreglo de los archivos de las Secretarías de Estado y los archivos del virreinato. Sin embargo la falta de lugar para ubicarlos impidió que este se llevara a cabo. El secretario resalta que dicho arreglo debe hacerse por personas competentes y que debe invertirse algo más en los gastos del traslado y los materiales necesarios. En caso de lograr concretar dicho arreglo deben ser “escogidos y ordenados previamente los documentos que existen en los mencionados archivos” así se podrían “coleccionar y depositar en una sola oficina, que vendría a ser el Archivo Nacional”
Alcance y contenido
Este fondo contiene informes, expedientes, consultas, solicitudes, nombramientos, resoluciones, certificados, y correspondencia remitida al Ministerio del Interior por las diferentes administraciones provinciales. El fondo Archivos contiene dos divisiones facticias: Archivos y Archivo Nacional. La primera de estas divisiones (tomos 1-9) trata esencialmente de los índices de correspondencia enviados por la vicepresidencia de Venezuela, las intendencias departamentales y las gobernaciones de las provincias a las Secretarías del Interior, Relaciones Exteriores, Hacienda y Congreso entre otras instituciones. Esta documentación de 1820 y 1832 se relaciona principalmente con “los negocios que corresponden a cada una de las Secretarías de Estado” (decreto del 25 de abril de 1825) y la comunicación de la legislación sancionada por la Cámara de Representantes y el Congreso. Incluye, igualmente, correspondencia duplicada de la intendencia del Istmo, índices de resoluciones, decretos, solicitudes y libros copiadores de correspondencia oficial. En medio de estas agrupaciones documentales se encuentran otros índices de correspondencia dirigidos a la Secretaría de Hacienda desde las Gobernaciones de las Provincias entre 1851 y 1853.
Adicionalmente, en estos nueve legajos se encuentran expedientes relativos al traslado y organización de varios archivos, previos a la creación del Archivo Nacional. Expedientes relacionados con la organización del archivo del cabildo de Medellín en 1824, la escribanía de gobierno, la vicepresidencia de Cundinamarca en 1831, el archivo de la Cámara de Representantes o los relacionados con la organización del archivo de la “escribanía de gobierno” y del archivo del Virreinato entre 1825 y 1831, antecedentes del contrato celebrado con el general Emigdio Briceño y su hijo Manuel Briceño bajo la cuarta administración de Manuel Murillo Toro (1866-1867).
El Archivo Nacional fue establecido oficialmente a partir del decreto orgánico del 17 de enero de 1868, que suprime los cargos de archiveros de la secretarías de estado y reúne los archivos bajo el mando del jefe un sección, el “archivero nacional” o “archivero general de la nación” -como se le denomina en un oficio de 1870-. Esta oficina debía recibir, inventariar y arreglar los archivos según el principio de procedencia -encargándose de “separarlos por autoridades y empleados, observando el orden cronológico”-. Entre otros, los de las Secretarías de Estado, la Tesorería General, la Notaría Eclesiástica, la Colonia –Virreinato, Real Audiencia-, los archivos consular y diplomático y el de la oficina general de cuentas.
Entre otras funciones consignadas en el decreto de 1868 se encuentra redactar el reglamento orgánico del mismo, llevar un expediente de los límites con las naciones vecinas, crear un diario “objetivo” de los acontecimientos políticos de la nación y una memoria histórica anual referenciando un suceso, acontecimiento o periodo de tiempo, no superior a los 100 años de la historia nacional. Esto no se logró inmediatamente. En 1870, Juan N. Peña, informa que: “además de las tareas ordinarias de los empleados de la oficina, tienen estos que invertir una gran parte del tiempo en buscar los documentos que se piden por las Secretarías o que los particulares desean consultar; en la compulsa y cotejo de copias, en la expedición de certificados.”.
La segunda división facticia del fondo (tomos 10-17) comprende el periodo comprendido entre 1867 y 1887. Corresponde a oficios, consultas, contestaciones, memoriales y solicitudes enviados desde las Secretarías de Estado, instituciones nacionales y particulares. Otra de sus funciones consistía en organizar, registrar e inventariar los impresos oficiales –periódicos, constituciones, leyes, gacetas, registros y memorias de los secretarios de Estado, empastarlos y distribuirlos según las necesidades de las oficinas gubernamentales, las legaciones internacionales, la Universidad y la biblioteca Nacional, la Cámara de Representantes, bibliotecas locales, escuelas normales y los particulares. Además de recibir, organizar y legajar los “papeles de negocios concluidos” que enviaban las Secretarías. Lo anterior, sumado al volumen de la documentación, las dificultades de espacio, el deterioro de las piezas o locales en las que se encontraban los archivos, la falta de empleados, estantes y el hecho de que en sus primeros años éstos estuvieran dispersos llevó a uno de sus archiveros, en 1874 a contestar: “no puedo dar el dato que se me pide, porque este archivo es un caos”.
En gran medida esta documentación trata de solicitudes de búsqueda de información, consulta de expedientes y despacho de copias legalizadas, así como de inventarios, informes, contrataciones que permiten ver, el establecimiento, organización y funcionamiento de los Archivos Nacionales como institución.
Sistema de organización
Ordenación cronológica irregular y geográfica. El fondo presenta una ordenación cronológica irregular y se encuentra ordenado geográficamente. Cronológicamente el fondo está dividido en dos secciones, la primera, legajos 1 al 9, desde 1820 hasta 1853 y, la segunda, legajos 10 al 17, desde 1867 a 1887, a excepción de 1885. Esta primera organización facticia, probablemente, se dio a partir de la llegada de los índices de correspondencia a los archivos de Secretarías de Estado, siguen, a grandes rasgos a algunos de los parámetros establecidos por la Instrucción archivística de 1826 de José Manuel Restrepo. En ocasiones, las secretarías los han elaborado y etiquetado como “correspondencia sin índice”, llamando la atención sobre el modo correcto de dirigir e indizar los oficios (decreto 15 de diciembre de 1821). Los legajos, en general están organizados según un criterio cronológico ascendente y uno toponímico, por departamentos, intendencias, provincias y gobernaciones. En este último caso, correspondería con los criterios de las leyes que organizan el régimen político y la división territorial de la República (8 de octubre de 1821, 25 de junio de 1824, 11 de marzo de 1825 y la ley del 18 de abril de 1826). Una segunda organización facticia estaría dada a partir de la llegada de la documentación y la organización de ésta en los Archivos Nacionales, especialmente los oficios y la correspondencia de los legajos 10 al 17.
Lengua / escritura de la documentación
Lengua: Español y Francés
Lengua de los documentos: Español
Instrumentos de descripción
Guía, Indice manuscrito.
Existencia y localización de los originales
Colombia. Cundinamarca - Santafé de Bogotá, D.C. Archivo General de la Nación. AGN.
Nota de publicaciones
Bibliografía: - Codificación nacional de todas las leyes de Colombia desde el año de 1821, hecha conforme a la ley 13 de 1912. v.1 (1821-24). Bogotá, Imprenta Nacional, 1924-1953. Disponible en: http://hdl.handle.net/2027/uc1.b501358, recuperado: 4 de septiembre de 2017.
- Codificación nacional de todas las leyes de Colombia desde el año de 1821, hecha conforme a la ley 13 de 1912. v.2 (1825-26). Bogotá, Imprenta Nacional, 1924-1953. Disponible en: http://hdl.handle.net/2027/uc1.b5123692 recuperado: 4 de septiembre de 2017.
- Colunje, Jil (1873). Memoria del Secretario de lo Interior y Relaciones Exteriores de los Estados Unidos de Colombia al Congreso de 1873. Bogotá, Imprenta de Medardo Rivas.
- Colunje, Jil (1874). Memoria del Secretario de lo Interior y Relaciones Exteriores de los Estados Unidos de Colombia al Congreso de 1874. Bogotá, Imprenta de Medardo Rivas.
- Pérez, Santiago (1866) Exposición del Secretario de lo Interior y relaciones Exteriores de los Estados Unidos de Colombia al Congreso de 1866. Bogotá, Imprenta de Echeverría Hermanos.
- Pérez, Santiago (1869). Memoria del Secretario de lo Interior y Relaciones Exteriores al Congreso Nacional de 1869. Bogotá, Imprenta y estereotipia del Liberal.
- Pradilla, Antonio María (1870). Memoria del Secretario de lo Interior y Relaciones Exteriores al Congreso de Colombia. Bogotá, Imprenta de Medardo Rivas.
- Restrepo, José Manuel (1826) Instrucción para la organización del archivo de la Secretaría del Interior de la República de Colombia. En Revista Memoria, número 17, pp. 82-90, disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/llega-la-version-no-17-de-la-revista-memoria recuperado: 22 de noviembre de 2017.
- Salgar, Eustorgio. (1878). Memoria del Secretario de lo Interior y Relaciones Exteriores de los Estados Unidos de Colombia al Congreso de 1878. Bogotá, J. B. Gaitán.
- Zapata, Felipe (1871). Memoria del Secretario de lo Interior y Relaciones Exteriores al Congreso de Colombia. Bogotá, Imprenta de Medardo Rivas.
- Zapata, Felipe (1872). Memoria del Secretario de lo Interior y Relaciones Exteriores al Congreso de Colombia. Bogotá, Imprenta de Medardo Rivas.
Nota del archivero
Autor responsable: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA
Fuentes de información: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA
